審核過程中的溝通

時(shí)間：2023-11-13

審核過程中的溝通包括審核組內(nèi)部的溝通、審核組與受審核方的溝通、審核組與認(rèn)證機(jī)構(gòu)之間的溝通。

一、審核組內(nèi)部的溝通

在審核過程中，審核組成員之間應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通。溝通的方式可以采用審核組內(nèi)部會(huì)議或其他適宜的方式。通過內(nèi)部溝通，使審核組成員之間能夠交換信息、評(píng)定審核進(jìn)展情況，在需要時(shí)重新分派審核組成員的工作。

審核組內(nèi)部的溝通通?？梢园ǎ好刻飕F(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后的溝通和全部現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)結(jié)束后溝通。除此之外，在審核過程中，審核員之間也可以根據(jù)需要就某些信息或問題進(jìn)行溝通。審核組內(nèi)部溝通的內(nèi)容通?？梢园ǎ?/div>

1. 審核活動(dòng)的進(jìn)展和審核計(jì)劃的執(zhí)行及完成情況，以及是否需要調(diào)整審核計(jì)劃或重新分派審核組成員的工作；

2. 審核組成員從不同渠道收集的信息，以及審核中需要不同審核員之間相互協(xié)助補(bǔ)充印證的信息或需要進(jìn)一步追蹤驗(yàn)證的信息；

3. 討論審核過程中出現(xiàn)的異常情況，包括可能導(dǎo)致審核目的和審核范圍發(fā)生變更的情況，商討適當(dāng)?shù)拇胧?。例如?/div>

1) 受審核方的人數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其申請(qǐng)認(rèn)證時(shí)申明的人數(shù)，導(dǎo)致審核時(shí)間不夠而無法獲得充分的審核證據(jù)；

2) 受審核方出現(xiàn)嚴(yán)重違反法律法規(guī)的情況；

3) 受審核方的質(zhì)量管理體系未覆蓋其申請(qǐng)認(rèn)證應(yīng)涉及的關(guān)鍵過程、活動(dòng)或場(chǎng)所；

4) 審核范圍內(nèi)的一些過程或活動(dòng)沒有全部或部分實(shí)施，不能提供充分的審核證據(jù)；

5) 審核組收集的證據(jù)表明受審核方的質(zhì)量管理體系達(dá)不到認(rèn)證注冊(cè)的要求。

4. 審核組成員在審核中發(fā)現(xiàn)超出審核范圍之外的應(yīng)關(guān)注的問題，應(yīng)及時(shí)支持并向?qū)徍私M長(zhǎng)報(bào)告；

5. 解釋并澄清審核員之間存在的疑異，解決審核組成員之間的分歧；

6. 對(duì)收集到的信息進(jìn)行匯總、分析，以確定審核證據(jù)和形成審核發(fā)現(xiàn)；

7. 評(píng)價(jià)受審核方質(zhì)量管理體系的符合性和有效性，作出審核結(jié)論，并達(dá)成共識(shí)；

8. 需要時(shí)，溝通審核后續(xù)活動(dòng)的安排。

二、審核組與受審核方的溝通

在審核過程中，審核組應(yīng)及時(shí)向受審核方通報(bào)審核的進(jìn)展及相關(guān)情況，并就有關(guān)信息進(jìn)行溝通。

審核組與受審核方的溝通通?？梢园ǎ号c有關(guān)過程的責(zé)任人的溝通、每天現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后與受審核方代表的溝通和末次會(huì)議前與受審核方高層管理者的溝通等。除此之外，審核過程中，審核組也可就一些特殊情況或發(fā)現(xiàn)的特殊問題與受審核方進(jìn)行及時(shí)溝通。

審核組與受審核方溝通的內(nèi)容通?？梢园ǎ?/div>

1. 審核計(jì)劃的實(shí)施情況和審核活動(dòng)的進(jìn)展，包括審核過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況；

2. 需要受審核方通過進(jìn)一步配合和支持的活動(dòng)；

3. 對(duì)可能需要調(diào)整的審核活動(dòng)安排(包括審核計(jì)劃和審核組成員任務(wù)分工的變化)進(jìn)行溝通和協(xié)商；

4. 當(dāng)審核組收集的證據(jù)顯示有可能發(fā)生緊急的和重大的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)立即與受審核方溝通；

5. 審核組發(fā)現(xiàn)的超出審核范圍之外的應(yīng)引起關(guān)注的問題；

6. 當(dāng)審核組獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目的時(shí)，審核組長(zhǎng)應(yīng)向受審核方說明相關(guān)情況和理由，并協(xié)商確定適當(dāng)?shù)拇胧?，這些措施可包括：重新確認(rèn)或修改審核計(jì)劃；改變審核的目的；改變審核的范圍；終止審核等。

7. 可能會(huì)導(dǎo)致審核范圍發(fā)生變更的任何情況；

8. 簡(jiǎn)要介紹審核的整體情況，說明審核發(fā)現(xiàn)，請(qǐng)受審核方代表確認(rèn)不符合項(xiàng)的不符合事實(shí)，需要時(shí)，就受審核方存在的疑異進(jìn)行溝通和澄清，解決雙方的分歧達(dá)成共識(shí)；

9. 通報(bào)審核組對(duì)受審核方質(zhì)量管理體系符合性和有效性的評(píng)價(jià)及作出的審核結(jié)論；

10. 需要時(shí)，溝通審核后續(xù)活動(dòng)的安排。

三、審核組與認(rèn)證機(jī)構(gòu)的溝通

在審核過程中，審核組在適當(dāng)時(shí)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)通報(bào)審核進(jìn)展及相關(guān)情況，并就有關(guān)信息進(jìn)行溝通。

審核組與認(rèn)證機(jī)構(gòu)溝通的內(nèi)部通?？梢园ǎ?/div>

1.審核組的審核時(shí)間不足而需要調(diào)整審核計(jì)劃的信息(如需要延長(zhǎng)審核時(shí)間或修改日程安排或增加審核組成員等)；

2.適當(dāng)時(shí)，向認(rèn)證機(jī)構(gòu)報(bào)告審核組收集的顯示受審核方有可能發(fā)生的緊急和重大的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的證據(jù)；

3.可能時(shí)，報(bào)告審核組發(fā)現(xiàn)的超出審核范圍之外的應(yīng)引起關(guān)注的問題；

4.當(dāng)審核組獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目的時(shí)，審核組長(zhǎng)應(yīng)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)說明相關(guān)情況和理由，并請(qǐng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)確認(rèn)或批準(zhǔn)所需采取的適當(dāng)措施。

5.可能會(huì)導(dǎo)致審核范圍發(fā)生變更的任何情況，并請(qǐng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)審和批準(zhǔn)；

6.審核組難以判斷的問題、與受審核方有分歧且未能達(dá)成共識(shí)的問題，以及審核中遇到的影響審核實(shí)施和完成的其他情況。